Nieuwe administratieve instructies RSZ gepubliceerd

De tweede maand van elk kwartaal publiceert de RSZ een nieuwe versie van de zogenaamde administratieve instructies. Wat is er nieuw (voor de sector Horeca)?

 

1. Studenten

Sinds 1 januari 2017 worden de studenten onder solidariteitsbijdrage nog slechts aangegeven met uren in plaats van dagen. Studenten beschikken per kalenderjaar over een contingent van 475 uren waarbinnen niet de normale sociale zekerheidsbijdragen, maar slechts de verlaagde solidariteitsbijdragen (5,42 % werkgever + 2,71 % werknemer + 0,01 % asbestfonds) verschuldigd zijn.

Enkel de uren die effectief gepresteerd worden, moeten worden meegeteld. De uren die niet gepresteerd worden, maar wel worden betaald, moeten dus niet aangegeven worden. Opgelet: de solidariteitsbijdrage is wel verschuldigd op het loon voor deze uren.

Als het contingent wordt overschreden, zijn de gewone socialezekerheidsbijdragen verschuldigd vanaf het 476ste uur.

Belangrijk: Wanneer een werkgever met een student een studentenovereenkomst kan afsluiten, dan moet hij dat ook doen. Het is dus geen vrije keuze, ook al kiezen de student en de werkgever er voor om de tewerkstelling gewoon aan te geven en het systeem met de solidariteitsbijdragen voor studenten niet toe te passen.

Om van het systeem van solidariteitsbijdragen gebruik te kunnen maken, moeten de ‘uren’ op voorhand worden gemeld via een Dimona van het type ‘STU’. Als u kiest solidariteitsbijdrage, dan moet de Dimona:

• worden opgesteld op basis van de ondertekende studentenovereenkomst. De Dimona mag dus niet worden uitgevoerd als er geen enkele overeenkomst werd afgesloten.
• voor ieder kwartaal van tewerkstelling het aantal ‘geplande uren’ vermelden (= het aantal uren waarop een student bij een werkgever zal werken, zoals voorzien in de studentenovereenkomst).
• de volledige periode van de overeenkomst omvatten. Dit betekent dat er evenveel Dimona’s zullen zijn als kwartalen gedekt door een overeenkomst, met uitzondering van de kwartalen waarin geen enkel uur zal worden gepresteerd. Het is dus niet mogelijk om een tewerkstelling met 0 uren aan te geven.

Op de aangifte wordt ieder begonnen uur aangegeven als een volledig uur, zowel op Dimona als op DmfA. Indien het aantal aangegeven uren op Dimona en DmfA door deze afronding zou verschillen omdat er meerdere Dimona’s zijn voor hetzelfde kwartaal, mag de werkgever de uren al aanpassen op zijn laatste Dimona.

Opgelet:

• Enkel de uren die in Dimona werden aanvaard, garanderen dat de werkgever een DmfA-aangifte kan doen met toepassing van de solidariteitsbijdrage.
• Zonder een voorafgaandelijke Dimona ‘STU’ zal een DmfA-aangifte onder solidariteitsbijdrage nooit aanvaard worden, ook al is het contingent van de student niet opgebruikt.
• Het is niet mogelijk om de begindatum van de Dimona-In te wijzigen. Indien nodig moet de Dimona geannuleerd worden en moet er tijdig een nieuwe Dimona worden ingevoerd.
• Als de Dimona laattijdig werd ingediend, kan de solidariteitsbijdrage niet worden toegepast voor álle uren die in de Dimona aangifte van die periode werden opgenomen.
• Een wijziging van het aantal uren wanneer de Dimona tijdig werd ingediend, wordt niet als een laattijdige Dimona beschouwd.

 

2. Vrijwilligers

Wie met vrijwilligers werkt, mag de kosten vergoeden die de vrijwilliger voor de organisatie maakt. De realiteit en de omvang van die kosten moeten niet bewezen worden, voor zover het totaal van de ontvangen vergoedingen niet meer bedraagt dan 33,36 EUR/dag en 1.334,55 EUR/jaar (bedragen 2017) geeft . Indien één van deze forfaitaire bedragen in de loop van een kalenderjaar wordt overschreden, dan gelden de algemene onderwerpingsregels voor al de prestaties tijdens dat kalenderjaar.

Voor vrijwilligers moet er geen Dimona of DmfA-aangifte gebeuren. De organisatie moet wel per kalenderjaar de namen van elke vrijwilliger bijhouden, evenals de toegekende vergoedingen. Deze lijst moet te allen tijde voorgelegd kunnen worden aan de Inspectie van de RSZ.

Let op: Werknemers kunnen (ook als student) vrijwilligerswerk verrichten voor rekening van hun werkgever op voorwaarde dat de vrijwilligersactiviteiten niet in het verlengde liggen van de activiteiten die zij normaal voor hun werkgever uitvoeren. Voorwaarde is dan wel dat het gaat om vrijwilligersactiviteit die zich situeren vóór de begindatum of na de einddatum van de arbeidsovereenkomst

 

3. Fietsvergoeding

In bepaalde gevallen is de werkgever een vergoeding verschuldigd voor het woon-werkverkeer van de werknemer. Tot een bepaald maximum zijn er op die verplaatsingskosten ook geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd.

Dat maximum wordt opgetrokken tot 0,23 EUR per kilometer die werknemer met de fiets aflegt.

Let op: de vergoeding die u als werkgever effectief verschuldigd bent, blijft behouden op 0,22 EUR per km. Enkel het vrijgestelde bedrag verhoogt.

 

4. Kledijvergoeding

Ter herinnering: per dag dat de werknemer werkt – en de werkgever geen uniform ter beschikking stelt én onderhoudt – is de werkgever een vergoeding verschuldigd

Ook op de kledijvergoeding zijn er – tot een bepaald maximum – geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd.

Dat maximum wordt opgetrokken tot 1,67 EUR per dag als de werkgever geen uniform voorziet en 1,67 EUR per dag als de werkgever het uniform niet onderhoudt.

 

5. Flexi-jobs

Een DmfA-aangifte van een flexi-job die niet aan de voorwaarden voldoet, brengt een verhoging met 125 % van het flexiloon met zich mee!

 

6. Extra’s/gelegenheidswerknemers

Wie met extra’s werkt, betaalt geen sociale zekerheidsbijdragen op het loon van die extra, maar wel op een fictief loon. Dat fictief loon bedraagt met ingang van 1 januari 2017:

• 7,90 EUR/uur in het geval van een aangifte per uur; elk begonnen uur telt voor een volledig uur, met een maximum van 47,40 EUR;
• 47,40 EUR/dag in het geval van een aangifte per dag

Er moeten evenveel tewerkstellingslijnen zijn als er Dimona-aangiften zijn. Eén tewerkstellingslijn moet begonnen worden per werkdag. De begindatum van de tewerkstelling moet hetzelfde zijn als de einddatum.

De reële uren moeten steeds aangegeven worden. Dit maakt het mogelijk om de sociale rechten van de werknemer te berekenen (zoals de vakantiecheque voor de handarbeiders), op basis van het forfait ‘kelner café’ (106,82 EUR/dag of 14,06 EUR/uur ). De RSZ ligt aan de basis van de berekeningen uitgaande van het aantal opgegeven uren in de Dmfa.

 

7. Economische werkloosheid

Werkgevers die een beroep doen op de economische werkloosheid zijn een jaarlijkse bijdrage verschuldigd, bedoeld om hen te responsabiliseren.

Sinds 1 januari 2017 moeten werkgevers zelf de berekening en de aangifte van deze bijzondere bijdrage doen en zal de inning niet meer gebeuren via een jaarlijks debetbericht maar via de gewone kwartaalaangifte.

 

8. Doelgroepvermindering eerste aanwerving

Vanaf 1 januari 2017 worden de verminderingsforfaits en het aantal kwartalen waarvoor ze kunnen worden toegepast verhoogd. Dit geldt enkel voor de opening van het recht vanaf 1 januari 2017. Naargelang de periode waarin het recht geopend werd kan het verminderingsforfait dus verschillen evenals het aantal kwartalen dat de vermindering kan worden toegepast.

 

9. Doelgroepvermindering leerlingen – alternerende opleidingen en DBSO-jongeren met een deeltijdse arbeidsovereenkomst

Vanaf het 1stekwartaal 2017 wijzigt de berekening en de aangifte als volgt:

• De berekening en inning van deze responsabiliseringsbijdrage gebeurt vanaf 2017 niet meer jaarlijks maar ieder kwartaal.
• De referteperiode is niet langer meer het kalenderjaar, maar het aangiftekwartaal (T) en de 3 daaraan voorafgaande kwartalen (T-1, T-2 en T-3) .
• Om de kwartaalbijdrage te berekenen worden alle dagen economische werkloosheid tijdens het aangiftekwartaal (T) in rekening gebracht (dus niet alleen de dagen > 110).
• Het dagbedrag is een vast bedrag in functie van het totaal aantal dagen economische werkloosheid gedurende het aangiftekwartaal en de 3 daaraan voorafgaande kwartalen (dus niet meer progressief):
• 20 EUR voor alle dagen indien totaal tijdens referteperiode > 110 en ≤ 130
• 40 EUR voor alle dagen indien totaal tijdens referteperiode > 130 en ≤ 150
• 60 EUR voor alle dagen indien totaal tijdens referentieperiode > 150 en ≤ 170
• 80 EUR voor alle dagen indien totaal tijdens referteperiode > 170 en ≤ 200
• 100 EUR voor alle dagen indien totaal tijdens referteperiode > 200

Vanaf het 1ste kwartaal 2017 gebeurt de berekening op kwartaalbasis via de DmfA. Een specifieke code wordt geïntegreerd in de DmfA om deze bijdrage aan te geven.

Om te bepalen of de bijdrage verschuldigd is en om het bedrag vast te stellen voor één of meerdere werknemers in het 1ste kwartaal 2017, worden volgende elementen nagegaan (per werknemer):

a) Is de som S van de dagen economische werkloosheid voor de werknemer aangegeven in 1/2017, 4/2016, 3/2016 en 2/2016 > 110 dagen?

• indien neen (geen overschrijding): geen bijdrage verschuldigd
• indien ja: wel bijdrage verschuldigd

b) Bepaling van het forfaitair dagbedrag: in welke tranche bevindt deze som S zich?20 EUR voor alle dagen indien 110 < S ≤ 130

• 40 EUR voor alle dagen indien 130 < S ≤ 150
• 60 EUR voor alle dagen indien 150 < S ≤ 170
• 80 EUR voor alle dagen indien 170 < S ≤ 200
• 100 EUR voor alle dagen indien S > 200

c) Wat is het verschuldigd bijdragebedrag?(aantal dagen economische werkloosheid 1ste kwartaal 2017) X (forfaitair dagbedrag)

Voor de daarop volgende kwartalen gebeurt de berekening op gelijkaardige wijze.

De gegevens moeten elk kwartaal (indien van toepassing) worden meegedeeld via een aparte werknemerscode op het niveau van de werknemerslijn. In het geval van een wijziging achteraf in kwartaal T beperkt de herberekening zich tot de bijdrage van kwartaal T.

Voor werkgevers die worden erkend als onderneming in moeilijkheden in het kader van SWT, kan de Minister van Werk het bedrag van de bijdrage halveren in het jaar van erkenning en eventueel in het volgende jaar. De werkgever die in de loop van maart 2017 erkend wordt voor een jaar als onderneming in moeilijkheden, kan voor 2017 en 2018 voor de halvering in aanmerking komen. Deze halvering van bijdragen wordt niet automatisch toegekend, de werkgevers moeten hiervoor een bijkomende aanvraag doen bij de FOD WASO. De FOD WASO deelt deze beslissing mee aan de RSZ waarna de RSZ in het geval van:

• een debetbericht bouw, het debetbericht herrekent en de werkgever inlicht;
• een aangifte door de werkgever niet-bouw, de bijdrage herrekent en aansluitend een systeemwijziging doorvoert.

Vanaf 1/2017 wordt voor de andere sectoren de bijdrage voor economische werkloosheid aangegeven per kwartaal in DmfA en per werknemerslijn in het blok 90001 “bijdrage verschuldigd voor de werknemerslijn” onder kengetal 800

• met het type 0 als de basisforfait van toepassing is
• met het type 2 als de verminderde forfait voor onderneming in moeilijkheden van toepassing is.

Er moet geen berekeningsbasis worden meegedeeld.Als de DmfA wordt ingediend via web wordt het bedrag van de bijdrage automatisch berekend.